鸿雁传书、飞马送信，早已成为古代浪漫的故事。如今，随着科技的发展，现代人的沟通和交往已经使用了形式多样的便捷通讯工具和通讯方法，固定电话、移动电话（手机）、电子邮件就是人们最为常用的。
       打电话、拨手机有着“只闻其声，不见其人”的特性，人们在使用时稍不留神就会给对方留下不良的印象。对着话筒说话，对方可以感知你的态度，一定不要掉以轻心哟。要有“我代表单位形象”的意识，抱着“对方看着我” 的心态，声音要温雅柔和，表达用恳切话语。选择方便的时间拨打对方电话、手机是常识，上午7点前、晚上10点后、午休和用餐时不宜，国际长途还要考虑时差，公务沟通一般不要占用他人的私人时间，尤其是节假日。对于较忙的人，接通后首先要问“您现在说话方便吗？”，如果方便，长话短说；如果不方便，可以重新约定时间。得知对方正在开车，一定要立刻中断通话，告诉对方“待会儿在您方便的时候再打”。否则，对方无法专心开车，也影响谈话的质量。按照“谁打谁先挂”的原则，轻放话筒，“喀哒”一声重响，会使对方心情不悦。使用电话、手机记住“2个三”很有必要，即：“三声接听”。接听电话要及时，铃响三声接听为宜。响过一声就接听，会令对方觉得很突然，且容易掉线。铃声超过四声、或过久才接听，要在通话之初向对方表示歉意。“三分钟原则”。通话时间应自觉地、有意识地控制在三分钟以内，以短为佳、宁短勿长，不是十分重要、紧急、烦琐的事务一般不宜通话时间过长。重要的公务电话，要做好内容记录，既要简洁又要完整，推荐使用5W1H技巧：（1）何时when；（2）何人who；（3）何地where；（4）为什么what；（5）如何进行how。
      手机应用非常普及，在人们的工作和社交中不可缺少。使用手机，有与固定电话相同的要求，也有不同的特殊之处。开正式会议或进行重要会谈时，应将手机放在公文包或手提包中，并关闭手机铃声（处于静音或振动状态）或关闭手机电源，保证重要会议或会谈不受干扰。正式场合不要将手机挂在脖子上或挂在腰带上，以免影响职业形象。不要在众人面前有意摆弄和炫耀手机。改换手机号码应及时通知同事、朋友。在公共场所使用手机时，应当控制铃声的音量和通话的音量，通话时大喊大叫是失礼的行为。与他人会面或用餐时，如果必须接听手机，应当在手机铃声响起之后向对方说“对不起，我接个电话”，然后起身到不干扰他人的地方接听，且通话时间不宜过长。不要当别人的面查看短信，更不要一边与别人谈话、一边查看短信。“彩铃”应当符合大众的审美标准，不要使用过于私人化或娱乐化的音乐、语言、声响等。推荐几种使用手机的巧妙做法：开会时，不宜接听来电，可以在对方挂机后，发一短信告知；如果没有及时发现来电，应在知道后第一时间给对方回电；一方以短信通知办事，另一方应及时回复，以免对方焦急等待；打手机两次以上不接，可以改为短息询问；在告知对方较多数据或者准确地址时，适宜使用短信的方式，一方面可以做到准确不误，另一方面可以免除对方记录之麻烦，同时还有利于对方保存、收藏。
       电子邮件是一种依赖于网络的极为快速、使用简单、易于保存和成本廉价的通讯方法。使用时应做到言简意赅、真诚笃信、形式规范。在选择好收件人、抄送人、暗送人的同时，不要忘了写上邮件的“主题”。长篇资料发送，应使用“添加附件”形式。不得发送敏感性话题和不法言论；更不要发送机密文件。养成及时打开邮箱查看新邮件、及时回复邮件的习惯，防止贻误重要邮件的阅读和回复。以当天回复为宜，如果涉及较难处理的问题，则可先发“邮件收悉，待后详复”；因出差或其它原因未能及时收邮件查看、回复时，应迅速补办具体事宜，尽快回复，并向对方表示歉意。对不同的电子邮件应视内容而决定予以保存或删除，避免漏掉新邮件。及时清理删除与公务无关的垃圾邮件，或已无实际价值的邮件，以及已被删除的其他公务邮件。
      使用通讯工具进行“过节祝福、问安”，提倡以短信、电子贺卡的形式，尽量减少或者不用纸质贺卡，既节约成本，又便于收藏，更体现时尚。通讯手段的便捷让人几乎没有“藏身之处”，无论你在哪里，都可以利用手机、电子邮件等与世界各个角落的人联络。切忌把自己的快乐建立在别人的痛苦之上，用现代通讯手段实现“骚扰”之目的。（沈国华）

（信息来源：江苏省海洋与渔业局外经办）